Sabemos que organizar um evento para a sua empresa ou terceiros é uma tarefa que demanda muito tempo e planejamento. E um ponto essencial para o sucesso é o destino para eventos. Onde será realizado?
Certamente, essa tarefa será mais fácil após acompanhar neste artigo as 6 dicas chave que te ajudarão a escolher o destino ideal para realizar seu evento.
Escolher o local e destino, dependem de diversos fatores, como o objetivo do seu evento, o tamanho, se será um evento corporativo, um workshop, uma feira ou um seminário, por exemplo.
Este certamente é um setor que cresce anualmente, para se ter uma ideia do tamanho do mercado, de acordo com o Ministério do Turismo, o turismo de negócios e eventos é o segundo maior fator de atração de visitantes estrangeiros, correspondendo a 25,3% do volume de turistas internacionais que vêm ao país.
Entre 2003 e 2014, ainda segundo o ministério, os congressos e convenções de negócios internacionais realizados no país registraram um aumento de 369%, que deu ao Brasil uma posição de destaque no setor.
Veja o que você vai conferir neste conteúdo
1- Tipo do Evento
Como dito anteriormente, o planejamento é crucial em todas as etapas de um evento, sendo necessário sempre consultá-lo.
Assim iniciamos com o objetivo do evento, por exemplo, uma feira com diversos estantes, não precisa de um mesmo espaço que um seminário.
Para um, é necessário um grande espaço, com uma certa infraestrutura, além de uma alta circulação de pessoas. E para outro tipo de evento, um auditório com assentos, palco e recursos audiovisuais, como recursos de som, vídeo, iluminação.
Existem diversos tipos de encontros que levam a viagens de negócios, entre eles: Visitas técnicas, viagens corporativas, reuniões de negócios, rodadas de negócios, feiras, convenções, congressos, seminários, workshops, conferências, cursos, palestras, debates, simpósios, entre diversos outros.
Sob o ponto de vista do destino, classificar o tipo de evento, auxilia na identificação dos serviços e estrutura que se deve oferecer para atendê-lo.
De acordo com a estrutura de eventos disponível no destino – como auditórios, centro de convenções, entre outros –, é possível identificar os formatos de eventos possíveis de serem organizados.
Tendo bem especificado o que será seu evento, qual o objetivo e quais recursos serão necessários, você já elimina diversos espaços que talvez, não atendem a sua necessidade.
É imprescindível entender qual o tamanho do seu evento, para buscar um local que atenda todas as necessidades.
2- Delimitação do público
De antemão, quando falamos de eventos corporativos, é necessário pensar em espaços que atendam ao nosso público. Já ouviu falar que a primeira impressão é a que fica? Exatamente é o que acontece quando o público chega ao seu workshop, feira, evento comercial, seminário, congresso, conferência… Entendeu né?
Ter um público e persona bem traçados podem te ajudar a criar uma incrível experiência do usuário. Assim é possível mapear e direcionar as melhores estratégias, campanhas e ações de marketing.
Certamente, você atinge a pessoa certa, na hora certa, chamando a atenção do público que possa vir a se interessar e se credenciar ao seu evento!
3- Checklist
Agora que você já sabe qual é a categoria do seu evento e quem é o público que vai participar dele, vamos seguir o checklist. Por mais que a organização de eventos seja sempre desafiadora, você pode facilitar bastante o processo e diminuir os riscos ao preparar uma checklist para controlar todo seu planejamento.
Infraestrutura, energia, equipe, atrações, equipamentos, se será em área aberta ou não, são ponderações importantes.
Seu evento será no inverno, verão, outono ou primavera? A previsão do tempo é outro fator que levará ao sucesso ou fracasso de todo seu planejamento. Imagine um evento num local com pouca ventilação em um dia muito quente, ou uma perfeita feira a céu aberto num dia de chuva.
Além disso, defina prazos para o início e também para a conclusão de cada uma das etapas. Faça um acompanhamento constante para ver se tudo está saindo de acordo com o cronograma.
4- Atenção aos novos hábitos e cuidados
Em segundo lugar, não poderíamos deixar de citar o momento no qual estamos passando depois de 2 anos de tanto medo e incertezas. Finalmente o público se sente mais à vontade para sair de casa e ir a eventos.
De qualquer forma, a segurança e cuidados com a saúde devem ser um dos fatores que têm que ser levados com extrema atenção.
E o que isso reflete na escolha do local para o meu evento? Estar num espaço fechado e com a capacidade máxima de público, não é mais a mesma experiência que há 2 anos atrás.
Ventilação, um ambiente aberto, se possível e distanciamento social, ainda são pontos importantes, que acima de tudo, farão seus convidados se sentirem mais confortáveis.
5- Atrativos Turísticos
Atualmente, as pessoas se preocupam bastante com seu bem estar físico e mental, principalmente após a pandemia, isso reflete também no trabalho. O comportamento do consumidor de turismo vem mudando e, com isso, surgem novas motivações de viagens e expectativas que precisam ser atendidas.
Em viagens corporativas, foi criado um novo modelo que cada vez mais empresas e funcionários estão aderindo, que é a viagem bleisure.
A viagem bleisure é a junção de uma viagem corporativa, com alguns dias para o lazer do viajante, no qual ele pode aproveitar o turismo do seu local de destino.
Por isso, dependendo do tamanho do seu evento, se seu público irá se locomover de cidade ou estado, busque locais com pontos turísticos. Além de ser possível a realização da viagem bleisure, as atrações podem ser gatilhos para que o público se interesse ainda mais. Está ficando mais fácil escolher seu destino para eventos, não é mesmo?
6- Realizar eventos em hotéis
Atualmente, diversos hotéis possuem espaços para a realização de eventos. Isso porque é um setor muito forte para a área de turismo, além de auxiliar em diversos pontos e ser muito positivo para o hotel, como no combate à sazonalidade, ocupação o ano todo, geração de novas receitas, novo perfil de hóspede e novos públicos, aumento da competitividade, entre outros.
Já para os promotores e participantes, realizar eventos em hoteis pode ter diversos pontos positivos, normalmente, são locais novos e os organizadores podem ficar tranquilos em relação à arrumação, limpeza, infraestrutura de áudio, vídeo e suporte técnico, e com relação ao cuidado com os participantes, como recepção, orientação e demais dúvidas.
Além disso, muitas vezes os participantes estão hospedados no mesmo local que irá ocorrer o evento, mesmo antes e após o evento, os participantes conseguem interagir mais, ampliar sua rede de contatos fazendo networking, dividir e trocar insights.
De antemão, ainda temos o custo x benefício de diárias diferenciadas para os participantes e zero preocupações logísticas, evitando atrasos, congestionamentos e o visitante tem o conforto de acordar, tomar um bom café e já estar no local da realização.
Tenho certeza que após essas dicas, ficará mais fácil escolher um local que seu público ame e que seja ideal para realizar seu evento. Quer mais dicas? Veja agora nosso artigo: Tendências e dicas para Eventos Corporativos em 2022
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